Eine cloudbasierte, indizierte Archivierung ermöglicht detaillierte Aufbewahrungsrichtlinien, umfangreiche Suchfunktionen, rollenbasierte Prüfungen/Befugnisse, gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Export. Die Einhaltung von E-Discovery-Anfragen und regulatorischen Anforderungen bzw. Aufbewahrungsrichtlinien wird vereinfacht.
Archivierung & Recherche
Barracuda kann E-Mail-Nachrichten von jedem standardkonformen E-Mail-Server oder -Service archivieren, darunter Cloud-Services wie Office 365 und G Suite sowie E-Mail-Server wie Exchange, Domino und GroupWise. Die SMTP-Journalweiterleitung wird verwendet, um eine exakte und unveränderte Kopie jeder neuen Nachricht zum Zeitpunkt des Sendens oder Empfangens zu erfassen. Der Cloud Archiving Service kann Nachrichten auch direkt von E-Mail-Servern über das IMAP- oder POP3-Protokoll abrufen.
Instant Messaging ist eine immer beliebtere Form der Kommunikation, die oft als Alternative zu herkömmlichen E-Mail-Nachrichten verwendet wird. Barracuda kann Instant-Messaging(IM)-Gespräche, -Konferenzen und sonstige Inhalte sowohl der lokalen als auch der Office 365-Online-Versionen von Lync und Skype for Business archivieren. IM-Inhalte werden im selben sicheren Archiv wie E-Mail-Daten aufbewahrt, sodass Unternehmen eine einzige Lösung für die Erfüllung ihrer Archivierungs-, Compliance- und eDiscovery-Anforderungen erhalten.
Zu den in Office 365 und Exchange gespeicherten Daten gehören Termine, Kontakte, Aufgaben und Notizen sowie E-Mail-Nachrichten. Barracuda kann diese Elemente importieren und auf die gleiche Weise managen, sodass sie in Übereinstimmung mit allen definierten Aufbewahrungsrichtlinien aufbewahrt werden und in E-Discovery-Suchen einbezogen werden können. Es können außerdem beliebig lange gesetzliche Aufbewahrungsfristen („Legal Hold“) auf sie angewendet werden und die Daten können bei Bedarf später wieder exportiert werden.
Barracuda kann die Ordnerstruktur aus dem Exchange- oder Office 365-Postfach jedes einzelnen Benutzers in seinem Archiv replizieren, wodurch Benutzer historische Daten sehr einfach durchsuchen und abrufen können, und von einer einheitlichen Benutzererfahrung über aktuelle und archivierte Daten hinweg profitieren.
Barracuda stellt ein Multifunktions-Add-in für Microsoft Outlook bereit, mit dem Benutzer direkt aus ihrem gewohnten Outlook-Client heraus auf alle archivierten Daten zugreifen und mit diesen arbeiten können. Es bietet eine vollständig integrierte Erfahrung, die eine kombinierte Suchfunktion sowohl für Postfachdaten als auch für archivierte Daten beinhaltet.
Mit dem Barracuda Cloud Archiving Service können Sie ausgewählte Daten jederzeit ganz einfach sowohl unmittelbar als auch zeitgesteuert und ohne zusätzliche Kosten exportieren. Diese Funktion steht sowohl Administratoren als auch Endbenutzern zur Verfügung und wird über die Standard-Weboberfläche gemanagt. Daten können entweder im PST- oder im EML-Format exportiert werden.
Compliance, Suche & Discovery
Barracuda bietet anpassbare E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien, die sicherstellen, dass eine genaue und vollständig konforme Kopie jeder gesendeten oder empfangenen E-Mail für den gesamten für diese spezifischen Daten erforderlichen Zeitraum aufbewahrt wird. Diese Richtlinien umfassen Daten in öffentlichen Ordnern und können leicht konfiguriert werden, um selbst die komplexesten Compliance- und Geschäftsanforderungen zu erfüllen.
Sie können einen oder mehrere Auditoren benennen, die gesetzliche Aufbewahrungsfristen auf bestimmte Informationen anwenden können. Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist verhindert eine Manipulation der Daten, bis die Frist abläuft oder entfernt wird. Barracuda kann im Einzelfall eine Aufbewahrung zur Beweissicherung („Litigation Hold“) anwenden. Jede Aufbewahrungsfrist sichert die Daten und verhindert, solange es für den jeweiligen Fall erforderlich ist, dass sie geändert oder gelöscht werden. Dies gilt unabhängig von eventuellen sonstigen Aufbewahrungsregeln.
Einzelne gefundene Nachrichten können zur einfachen Identifizierung mit Tags versehen werden. Diese Tags können auch in den Suchkriterien weiterer Suchen verwendet werden und Tätigkeiten wie Klassifizierung und eDiscovery erleichtern.
Barracuda bietet benutzerfreundliche Suchfunktionen – von der einfachen Endbenutzersuche nach einem E-Mail bis hin zu erweiterten Suchstrategien mit booleschen Operatoren für Audits und eDiscovery. Suchparameter können gespeichert und wiederverwendet werden. Die Textsuche kann Inhalte, Anhänge und eine Vielzahl von Metadatenfeldern umfassen.
Barracuda bewahrt eine genaue Aufzeichnung aller Systemaktivitäten auf und hilft Ihnen so, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten und nachzuweisen. Die Suchfunktion ermöglicht Administratoren die Fokussierung auf einen bestimmten Satz von Aktivitäten, und Sie können die Prüfdaten bei Bedarf mühelos für spätere Analysen oder Berichte exportieren.
Management
Barracuda lässt sich in LDAP-Services wie Active Directory und Azure AD integrieren, um das laufende Management der Zugriffskontrollen auf Benutzerebene zu vereinfachen. Zusätzliche Benutzer können bei Bedarf mühelos lokal eingerichtet und gemanagt werden, und es fallen keine Kosten für die Aufbewahrung historischer Daten für Benutzer an, die das System verlassen haben.
Eine Vielzahl von vordefinierten Benutzerrollen sind integriert, um den Zugriff der einzelnen Benutzer auf die archivierten Daten mühelos zu regeln und die Nutzung spezifischer Archivierungsfunktionen und -merkmale zu managen. Detaillierte Zugriffsberechtigungen für Auditoren können so konfiguriert werden, dass der Zugriff nur für bestimmte Datensätze erteilt wird.
Kundendaten in der Barracuda Cloud werden mit einer AES-256-Bit-Verschlüsselung geschützt, wobei geografisch verteilte Rechenzentren und mehrere Datenkopien für Redundanz sorgen. Das SMTP-Journal wird mit TLS-Verschlüsselung und Public-Key-Kryptologie (RSA 1024) gesichert, und Remoteverbindungen zum Cloud Archiving Service werden mit HTTPS oder Secure FTP gesichert.
