Was ist eine E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie?
Bei einer E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie (Email Retention Policy, ERP) handelt es sich um ein definiertes Verfahren, mit dem festgelegt wird, wie lange E-Mails in einer Archivierungslösung aufbewahrt werden sollen, bevor sie gelöscht werden. Solch eine E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie dient als rechtlicher Schutz, wenn im Rahmen eines Gerichtsverfahrens oder zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften E-Mail-Kommunikationen nachgewiesen werden müssen. Eine E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie sollte alle von einem Unternehmen gesendeten und empfangenen E-Mails abdecken. Anhand von bestimmten Kriterien wird darin festgelegt, wie lange E-Mails gespeichert und wie sie aus dem E-Mail-Archiv entfernt werden sollten.
Ein wichtiger Aspekt einer E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie ist die Automatisierung der Archivierungs- und Löschvorgänge aller E-Mails. Das heißt konkret, dass E-Mails regelmäßig ohne manuelles Eingreifen aus dem System entfernt werden sollten. Diese Vorgehensweise dient als Schutz vor menschlichen Fehlern und verringert somit das Risiko von Verstößen gegen geltende Gesetze und Vorschriften.
Grundregeln für eine ordnungsgemäße E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie
Auch wenn Unternehmen sehr unterschiedlich sind, gibt es bestimmte Schlüsselfaktoren, die als Grundlagen für die Erstellung einer E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie herangezogen werden können:
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Viele Unternehmen müssen sich an Bundes- oder Landesvorschriften halten, laut denen sie dazu verpflichtet sind, bei einer Untersuchung oder einem Audit E-Mails vorzulegen.
- Juristische Beweisaufnahme: Die meisten Bundes- und Landesgesetze enthalten Angaben zur eDiscovery. Die Beweisaufnahme (eng. „Discovery“) ist ein wichtiger Schritt in einem Gerichtsprozess. Hierbei können Anwälte relevante Auskünfte zu einem Fall anfordern, um auf Grundlage dieser Informationen wichtige Erkenntnisse für einen Prozess zu gewinnen. Alle Parteien in einem Gerichts- oder Strafverfahren müssen diese Informationen während der Beweisaufnahme zu Beginn des Verfahrens vorlegen.
- Informationsmanagement: Mithilfe von Aufbewahrungsrichtlinien für E-Mails können Mitarbeiterdokumente aufbewahrt werden, die persönliche Angaben, Finanzstatistiken, Gehaltsinformationen, Leistungsbeurteilungen, interne Audits usw. enthalten.
- Gesetzliche Aufbewahrungsfristen:Selbst bei einer aktiven E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie kann das automatische Löschen archivierter E-Mails ein Problem darstellen. Durch die Möglichkeit, E-Mails für einen gesetzlich definierten Zeitraum aufzubewahren, wird sichergestellt, dass sie für die Beweisaufnahme in einem Verfahren vor Gericht verfügbar sind.
- Schriftliche E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie: Eine formelle schriftliche Richtlinie spart während eines Audits in einem Unternehmen Zeit und Geld. Eine E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie kann bei der Beweisaufnahme in einem Gerichtsverfahren helfen.
- Aufbewahrungszeitraum: E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien mit langen Fristen erhöhen das Risiko, dass Sicherheitslücken entstehen oder vertrauliche Informationen veröffentlicht werden. Lange Aufbewahrungsfristen steigern außerdem das Risiko einer rechtlichen Prüfung. Richtlinien mit kurzen Aufbewahrungsfristen hingegen können sich negativ auf die Produktivität auswirken. Dies gilt insbesondere für langjährige Mitarbeiter und Führungskräfte, die sich auf frühere E-Mail-Konversationen verlassen, um zurückliegende Entscheidungen nachvollziehen zu können. Außerdem können kurze Aufbewahrungsfristen gegen gesetzliche Regelungen oder Branchenvorschriften verstoßen, laut denen bestimmte Arten von Informationen für einen Mindestzeitraum aufbewahrt werden müssen.
Warum eine E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie wichtig ist
Da E-Mails heute in allen Aspekten der Berufs- und Geschäftswelt und auch sonst eine bedeutende Rolle spielen, implementieren immer mehr Unternehmen durchdachte E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien, um so rechtlichen Schutz und Effizienz im Unternehmen zu gewährleisten. Das Risiko von finanziellen Verlusten aufgrund von schlechter E-Mail-Katalogisierung und -Archivierung kann langfristige Auswirkungen haben. Deshalb ist eine ordnungsgemäße E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie für moderne Unternehmen unverzichtbar.
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