E-Mail-Komprimierung

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Was ist E-Mail-Komprimierung?

Bei der E-Mail-Komprimierung handelt es sich um einen Vorgang, bei dem die E-Mail-Dateigrößen (sowie die Größen der entsprechenden Anhänge) reduziert werden. Sie ist häufig integraler Bestandteil eines E-Mail-Archivierungssystems.

In Kombination mit Deduplizierung, Offline- oder Cloud-Backups und Datei-Stubbing können mithilfe der E-Mail-Komprimierung die Kosten für die Speicherung und Archivierung von E-Mails auf ein Minimum reduziert werden. Unabhängig davon, ob Sie einen E-Mail-Server für kleine Unternehmen oder ein riesiges unternehmensweites E-Mail-Netzwerk betreiben, sollten Sie eine Lösung zur Komprimierung der Korrespondenz zwischen den Mitarbeitern einsetzen, um unnötige Speicherkosten zu vermeiden und eDiscovery-Vorgaben einzuhalten.

Methoden der E-Mail-Komprimierung

Zu den Methoden der E-Mail-Komprimierung gehören:

Single-Instance-Speicherung: Hierbei handelt es sich um ein Mittel zur Maximierung der Speichereffizienz durch Eliminieren doppelter Kopien von Nachrichtentexten und Anhängen. Mehrere Posteingangsarchive teilen in diesem Fall eine einzige Kopie der E-Mail oder des Anhangs, um Redundanzen zu vermeiden.
HTML-Entfernung: Viele E-Mail-Programme verwenden HTML, um die schriftliche Nachricht zu kodieren und zu formatieren. Die HTML-Formatierung kann die Dateigröße im Vergleich zu einer nur aus Text bestehenden Nachricht erheblich erhöhen. Durch die Formatierung wird die Nachricht selbst wiederholt, was zu Redundanzen und größeren Nachrichten führt. Bei dieser Technik werden E-Mails als einfacher Text gespeichert, anstatt den ursprünglichen HTML-Inhalt zu verwenden.
Aliasing von Anhängen: Große Anhänge mit Office- und Bilddateien sind häufig der Grund dafür, dass E-Mails so viel Speicherplatz benötigen. Wenn Anhänge an Gruppen mit vielen Empfängern gesendet werden, können Bandbreitenengpässe die Geschwindigkeit der E-Mail-Infrastruktur des Unternehmens erheblich verringern. Automatisierung hilft dabei, große Anhänge zu entfernen und diese separat von den E-Mails zu archivieren. Dies reduziert die Posteingangsgröße für einzelne Benutzer und ermöglicht es Datenbankindizes, erhebliche Datenmengen auszuschließen. So wird die Abfragezeit beschleunigt, was wiederum die Produktivität steigert. Diese Lösung kann auch die Speicherauslastung verringern, wenn mehrere Benutzer die gleichen Anhänge erhalten haben.
Verlustfreie Datenkomprimierung: E-Mails können auch mit standardmäßigen Komprimierungsmethoden verkleinert werden. Beispielsweise kann ein Posteingangsarchiv im ZIP-Format oder einem ähnlichen Format gespeichert werden. Als weiteres Beispiel verwendete Microsoft Exchange PST-Dateien - ein proprietäres Format - um die Posteingänge einzelner Benutzer zu komprimieren und zu archivieren.

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Warum E-Mail-Komprimierung von Interesse ist

Das Komprimieren von E-Mail-Inhalten ist eine kostengünstige Alternative zu zusätzlichen Investitionen in den Transaktionsspeicher. Durch die Reduzierung des E-Mail-Speicherbedarfs können Unternehmen ihre Produktivität steigern, den Arbeitsaufwand für die Pflege von E-Mail-Servern senken und die gesetzlichen Anforderungen für die Aufbewahrung von E-Mail-Korrespondenzen effizient einhalten.