Was ist eDiscovery?
Der Begriff eDiscovery setzt sich aus den beiden Wörtern „electronic“ und „discovery“ zusammen und bezieht sich auf das rechtliche Verfahren, mit dem Parteien elektronische Informationen zusammenstellen und überprüfen. Ziel der eDiscovery ist es, elektronische Dokumente aufzubewahren, um sie im Falle eines Rechtsstreits als Beweismittel verwenden zu können. eDiscovery kann auch gerichtlich angeordnetes oder von einer Behörde genehmigtes Hacking umfassen, wenn Beweisstücke als entscheidend für einen Fall erachtet werden.
Da elektronische Formate im Laufe der letzten Jahre immer mehr zum Standard geworden sind, hat eDiscovery im Rechtssystem immer mehr an Bedeutung gewonnen. Als wesentlicher Bestandteil der Beweiserhebung hat sich daraus ein formaler und besser regulierter Prozess entwickelt. Im Jahr 2005 wurden die Federal Rules of Civil Procedure (FRCP) als Reaktion auf die wachsende Verbreitung der eDiscovery entsprechend geändert.
Der eDiscovery-Prozess ist komplex und besteht aus mehreren Schritten. Es handelt sich dabei nicht um eine einzige Aufgabe, sondern vielmehr um eine Reihe sorgfältiger Schritte und Maßnahmen, die gemeinsam dazu beitragen, fundierte Beweismittel für einen Gerichtsprozess zu sammeln. Es gibt viele verschiedene Arten von elektronisch gespeicherten Informationen (Electronically Stored Information, kurz: ESI), die gesammelt werden können: z.B. Notizen, Dokumente, E-Mails, Sprachnachrichten, Audioaufnahmen, Videos, Datenbankdateien usw. Der eDiscovery-Prozess beginnt in der Regel dann, wenn alles darauf hindeutet, dass ein Rechtsstreit wahrscheinlich ist.
Der eigentliche Vorgang zur Zusammenstellung der Dokumente ist ebenfalls komplex und ändert sich, je nachdem, wie und wo Daten gespeichert werden und wie umfassend diese sind. Elektronische Daten bestehen aus verschiedenen Schichten und enthalten oft Metadaten (z. B. Zeitstempel), die ebenfalls beibehalten werden müssen. Damit Vorwürfe in Bezug auf Vorenthaltung oder Manipulation von Beweismitteln ausgeschlossen werden können, muss der eDiscovery-Prozess sorgfältig und gewissenhaft durchgeführt werden und sicherstellen, dass die ursprünglichen Informationen beibehalten werden.
Sobald die relevanten Daten von beiden Parteien zusammengetragen wurden, werden sie indiziert und in eine Datenbank gestellt. Anschließend werden die Daten mit einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist belegt. Wenn solch eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist festgelegt wurde, können diese Daten nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Nun haben beide Parteien die Möglichkeit, die Daten zu analysieren, um die jeweils relevanten Dokumente in dem großen Datenbestand zu finden, der zusammengetragen wurde.
Die Phasen der eDiscovery
Das Electronic Discovery Reference Model (EDRM) ist ein Diagramm, das die einzelnen notwendigen Schritte in einem eDiscovery-Prozess darstellt. Hier finden Sie eine Übersicht dieser Schritte:
- Identifikation: Bestimmung des Umfangs und des möglichen Speicherortes der elektronisch gespeicherten Informationen, die für einen Fall relevant sein können.
- Schutz: Schutz dieser Informationen vor sofortiger Vernichtung oder Manipulation.
- Erfassung: Zusammenstellung all dieser Informationen aus den entsprechenden Quellen.
- Verarbeitung: Umwandlung der elektronisch gespeicherten Informationen in ein leicht durchsuchbares Format und Herausfiltern von Informationen, die sich wiederholen oder redundant sind.
- Überprüfung und Analyse: Auswertung aller zusammengetragenen Informationen, um festzustellen, was für den Rechtsfall wirklich relevant und wichtig ist.
- Produktion: Übermittlung der elektronisch gespeicherten Informationen in einem leicht lesbaren Format an die entsprechenden Empfänger.
- Präsentation: Vorlage der elektronisch gespeicherten Informationen vor den verschiedenen Parteien eines Rechtsstreits.
Warum eDiscovery von Interesse ist
eDiscovery ist nicht nur unerlässlich, um gesetzliche Bestimmungen einzuhalten, sondern auch für Anwälte wichtig, damit diese ihre Mandanten angemessen vertreten können. Anwälte, die nicht wissen und verstehen, wie eDiscovery funktioniert, können ihre Arbeit nicht so effektiv erledigen, da heutzutage immer mehr Dokumente in elektronischer Form vorliegen. Anwaltskammern melden bereits, wie wichtig es ist, sich mit den Vorteilen und Risiken der entsprechenden Technologien auseinanderzusetzen und sich diesbezüglich regelmäßig über den aktuellsten Stand zu informieren.
Betrachtet man die Urteile großer Gerichtsprozesse, die immer häufiger nur anhand ein paar winziger Informationen aus einer E-Mail oder Dokumenten eines Mandanten entschieden werden, wird deutlich, wie wichtig eDiscovery in der heutigen Zeit ist.
eDiscovery - weiterführende Ressourcen
Weiterführende Ressourcen
Wie Barracuda Sie unterstützen kann
Der Barracuda Message Archiver ist eine in die Cloud integrierte Lösung zur Archivierung von Nachrichten, die speziell für eDiscovery konzipiert wurde. Indexierte Archive bieten iterative und mehrstufige Such- und Kennzeichnungsfunktionen, um auch komplexe Audit- und Discovery-Vorgänge zu unterstützen. So wird der Zeit- und Arbeitsaufwand bei der Bearbeitung von Discovery-Anfragen drastisch gesenkt.
Haben Sie weitere Fragen zum Thema eDiscovery? Wir helfen gerne weiter.
